Privacyverklaring
1. Waarom vinden wij informatiebeveiliging en privacy belangrijk?
Privacy gaat over welke persoonsgegevens we wel en niet verkiezen te delen.
Informatiebeveiliging gaat om hoe we zorgen dat persoonsgegevens die we privé
willen houden privé blijven. In het onderwijs wordt steeds meer gebruik gemaakt van
informatie en ICT. Denk bijvoorbeeld aan het leerlingvolgsysteem en
gepersonaliseerd leren. VPCO Ermelo vindt het belangrijk om informatie goed te
beschermen en veilig en verantwoord met persoonsgegevens om te gaan.
2. Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?
We verwerken persoonsgegevens van uw kind om goed onderwijs te kunnen
verzorgen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden
als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in
staat te stellen om na groep 8 naar de middelbare school te gaan. Daarnaast hebben
wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere
partijen zoals DUO/BRON (Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen) en de
leerplichtambtenaar.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de
onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van
onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hieraan niet voldoen, zullen wij alleen
met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming
wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt
u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van
toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
3. Welke gegevens verwerken wij van uw kind?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens
rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen bij de aanmelding of inschrijving van
uw kind. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert
de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen
niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om
uw kind te kunnen inschrijven bij een van onze scholen.
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook
medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn
om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw
kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. We zullen
u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
4. Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid: wij zullen
niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als
onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen
gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze privacyverklaring noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van
uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO/BRON, de
Onderwijsinspectie en het samenwerkingsverband Passend Onderwijs.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het
verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan
applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen zoals een leerlingvolgsysteem.
Hierbij worden de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen maar bij
een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de
verantwoordelijkheid van VPCO Ermelo. Met deze organisaties sluiten we
overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en
hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen
met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens
van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die
medewerkers kunnen bij de gegevens die dat ook voor de uitvoering van hun werk
nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is.
Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en
vastgesteld zijn. Als u belangstelling heeft in de bewaartermijnen dan kunnen wij u
een overzicht hiervan geven.
5. Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze
rechten zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van
deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om
inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken
of helemaal te wissen uit onze systemen. U heeft altijd het recht om onjuiste
gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat
deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen
en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij
toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften
en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te
bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind
verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek
aan een andere organisatie over te dragen.
We zullen geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op
geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit
zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind dan kunt
u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). In de
schoolgids vindt u de contactgegevens van onze FG.
Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost dan kunt u dat melden bij
Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
6. Wijzigingen in het privacybeleid
Het is niet ondenkbaar dat ons privacybeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of
gewijzigd. Wij raden u daarom ook aan om regelmatig op de website van de school
van uw kind te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer
ingrijpend van aard zijn, zullen wij er voor zorgen dat ze op een duidelijke en
opvallende manier gecommuniceerd worden.